20.零用现金报销
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最后更新: 2017年2月22日
A. 一般. 零用现金报销制度允许单位管理员授权报销大学员工的单位支出, 最高100美元, 没有办理正常的申请手续, 采购订单, 和凭证. (牧师. 2-17]
B. 未经授权的交易. 不允许通过零用现金报销程序付款的项目包括以下几种采购:
薪金及工资支付, 旅行费用, 供人食用的膳食或任何其他食品或饮料的费用, 礼物, 花, 植物, 个人物品, 或者办公室装饰.
C. 过程. 员工可以用个人资金购买办公用品，并从供应商处获得注明日期的现金收据, 营业地点, 物品购买, 支付的金额. 然后买方完成“零用现金报销收据附上收据，并获得单位管理员的批准. 管理员通过签署表单并输入适当的组织和活动代码以及适当的费用分类代码进行批准。. 如果申请报销的人是管理员, 该表格需要由单位或学院的另一个人批准. [ed. 2-17]
C-1. 获得资金. 采购员拿着表格和随附的收据到财务总监办公室的收银窗口. 出纳输入要报销的金额和他或她的姓名缩写. 买方在收据上签字，写上日期，然后收到现金. 报销单应在购买日期后尽快提交. (牧师. 2-17]
C-2. 部门费用. 定期, 付款出纳将收据转交应付帐款办公室，以便偿还一般零用现金基金. 应付帐款部门将采购费用从采购部门的预算中扣除，并在Banner上的说明栏下将其标识为“零用现金报销”.
C-3. 销售税标准. UI将支付爱达荷州的销售税, 如果卖方不接受买方关于该物品是用于免税UI目的的说法. 这笔税款将按买方的预算计算.