支付旅行费用
不允许的
- 餐费不应包括在注册费中.
- 与会议同时举行的社会活动.
采购卡
- 登记表格或其他会议材料，证明购买卡上的费用，并说明注册/研讨会费用中包含的内容.
报销
- 旅客须提供证明付款的收据正本.
- 注册表格或其他会议资料，说明注册/研讨会费用中包含的内容.
采购卡
- 住房形式, 酒店或房管局出具的电子邮件或其他证明文件，以确认所需和收取的押金金额.
报销
- 请提供证明旅客付款的原始分项收据.
包括房费, 税收(仅限州外), 业务电话/传真, 本地或电话接入费.
预订时, U of I的员工应该表明自己是这样的，并找出是否有特殊的费率.
住宿条件和房价必须合理, 对批准旅行的地点和业务性质给予适当考虑.
不允许的
- 不允许员工在办公地点住宿.
- 你的办公地点半径50英里内的住宿费用.
- 个人开销，比如看电影, 私人电话(除了每天10分钟的回家电话), 酒吧或水疗中心的费用应在退房时亲自支付 not 打到购物卡上.
- 直接报销员工旅行的住宿费. 所有员工的住宿都应记入购货卡或报销单.
采购卡
- 偿还的是单人房或会议室的实际房费.
- 如果旅客收据上注明不止一位客人, a notation must be provided to indicate either (1) the additional guest(s) are authorized U of I expenses; or (2) the single rate is the same as the double rate; or (3) actual amount claimed is reduced to the single rate.
- 旅客应提交详细的收据, 哪个显示的是所有汽车旅馆/酒店的费用都包含在消费卡上.
- 如果旅行者支付的费用超过了自己的旅行费用, 额外旅行者的姓名必须包含在购卡旅行索赔的评论中.
报销
- 请提供证明旅客付款的原始分项收据.
- 偿还的是单人房或会议室的实际房费.
- 如果旅客收据上注明不止一位客人, a notation must be provided to indicate either (1) the additional guest(s) are authorized U of I expenses; or (2) the single rate is the same as the double rate; or (3) actual amount claimed is reduced to the single rate.
- 解释应该包括第二个人的名字，如果他们是I的员工，他们履行什么职能.
直接Billings -住宿非美国雇员旅行者
- 可为住宿建立直接帐单, 然而, 付款方式是购买卡.
采购卡
- 个人车辆的汽油不允许在pcard上. 相反，提交里程报销请求.
报销
- 个人汽车使用将根据里程日志上提交的实际U的I业务里程进行报销.
采购卡
- 铁路行程单或旅行社在订票时提供的收据.
- 在提供服务时提供班车服务收据(除非在服务前收费).
- 总是要拿到银行卡上所有费用的收据.
报销
- 请提供证明旅客付款的原始分项收据.
采购卡
- 无论购买卡上的金额多少，都需要收据.
报销
- 乘出租车需要收据, 超过75美元的机场接送或豪华轿车费用由旅客自付.
采购卡
- 只适用于汽车合用或租赁车辆.
- 个人车辆的汽油不允许在pcard上.
报销
- 请提供证明旅客付款的原始分项收据.
- 只适用于汽车合用或租赁车辆.
在五天或更长时间的商务旅行中，洗衣费用是允许的.
不允许的
- 个人费用(员工自备物品).
采购卡
- 购买卡仅用于大学业务相关费用，不应因个人使用而产生费用.
报销
- 须提供证明旅客付款的原始分项收据及说明.
教职员工招聘、演讲嘉宾等.
采购卡
- 部门助理员可以直接为伊利诺伊大学访客支付旅行费用，而不必提交报销凭证和发票，或在旅行结束后向旅行者报销.
车辆停车
收据/文档要求.
请务必获取U of I购买卡项目的所有费用收据，包括停车费.
停车收费表可以通过手机快照收据作为费用项目的证明.
个人支付的停车费用, 只有当费用超过25美元时才需要收据.00.